Ettevõtte kasv toob paratamatult kaasa vajaduse automatiseerida ja korrastada andmeid. Kui Exceli tabelid ja eraldiseisvad tarkvarad enam ei tööta, on aeg kaaluda ERP-lahendust – integreeritud ettevõtte ressursiplaneerimise süsteemi, mis ühendab raamatupidamise, lao, palga, müügi, ostu ja juhtimisaruanded ühte tervikusse.
Kuid ERP-süsteemi valimine on suur otsus. Vale valik võib tähendada lisakulusid ja tööseisakuid; õige aga toob aastateks tõhususe ja selguse. Tihti oleme ise kuulnud, kuidas valik tehakse selle järgi, mida on raamatupidaja varem kasutanud aga see ei pruugi ettevõtte vajadustega üldse kokku minna.
Allpool toome samm-sammulise juhendi, kuidas teha tark otsus.
1. Määra oma vajadused ja eesmärk
Enne pakkumiste küsimist tasub vastata ausalt:
- Mida süsteem peab kindlasti tegema (nt raamatupidamine, laoarvestus, müügiarved, projektijuhtimine)?
- Mis on “nice to have”, aga mitte kriitiline?
- Kui palju kasutajaid süsteemil on ja kui palju andmeid igapäevaselt liigub?
ERP on mõeldud protsesside haldamiseks, mitte ainult numbrite kokkulöömiseks. Seetõttu tasub analüüsida, kus tekivad ettevõttes pudelikaelad ja kuidas tarkvara võiks neid lahendada.
2. Mõtle kasvule, mitte tänasele päevale
Hea ERP-süsteem ei ole ainult tänaste vajaduste jaoks.
Kui ettevõte kasvab, avab uusi üksusi või laieneb välisriikidesse, peaks sama süsteem seda toetama – mitte piirama.
Kontrolli, kas lahendus:
- toetab mitut valuutat ja keelt,
- võimaldab aruandlust mitmes ettevõttes või grupis,
- ühildub sinu olemasolevate tööriistadega (nt e-arved, pangaliidesed, e-kaubandus, palgaarvestus).
3. Pilvepõhine või kohapealne?
Tänapäeval liiguvad enamik ettevõtteid pilvepõhiste ERP-de suunas.
Pilvelahenduse eelised on:
- ei vaja serveri haldamist,
- uuendused toimuvad automaatselt,
- kaugjuurdepääs igast seadmest,
- skaleeritav vastavalt kasutajate arvule.
Kohapealne ERP võib sobida, kui ettevõttel on spetsiifilised turvanõuded või piiratud ligipääs internetile. Kuid sellisel juhul tuleb arvestada hooldus- ja serverikuludega.
4. Integreerimine ja avatud liidesed
ERP ei tööta vaakumis – see peab suhtlema teiste süsteemidega.
Veendu, et valitud lahendusel oleksid API-liidesed või integratsioonid:
- e-arvete operaatoritega (Finbite (endine Omniva), Fitek, Telema),
- makseteenustega ja pankadega,
- personalihalduse ja palgaarvestuse süsteemidega,
- e-poe või CRM-platvormidega.
Avatud integratsioonid tagavad, et sa ei jää tulevikus ühe teenusepakkuja külge kinni.
5. Kasutajasõbralikkus ja koolitus
Parim süsteem ei tööta, kui inimesed seda ei kasuta.
Vaata demot ja küsi endalt:
- Kas liides on loogiline ja arusaadav?
- Kas aruanded ja filtrid on hõlpsasti leitavad?
- Kas pakkuja pakub koolitust ja tuge ka pärast juurutust?
Hea ERP peaks lihtsustama tööd, mitte tekitama hirmu iga uue menüü ees.
6. Toetus ja partner
ERP-süsteemi kvaliteet sõltub sama palju tarkvarast kui teenusepakkujast.
Vali partner, kes:
- pakub eesti- või ingliskeelset tuge,
- on valmis süsteemi kohandama sinu ettevõtte vajadustele,
- ei kao pärast lepingu allkirjastamist.
Kontrolli, kas ettevõttel on olemas tugikanalid, SLA-d (teenuse taseme lepingud) ja referentsid sarnastest ettevõtetest.
7. Hinnastamine ja kulud
ERP-hind ei koosne ainult litsentsitasust. Arvesta ka:
- juurutamise ja andmete ülekande kulud,
- koolitus ja kasutajatugi,
- võimalikud lisamoodulid (nt lao- või projektimoodul).
Väiksemale ettevõttele võib sobida kuupõhise arveldusega lahendus, kus makstakse ainult aktiivsete kasutajate eest.
8. Pilk tulevikku
ERP-süsteemi valides mõtle vähemalt 3–5 aastat ette. Küsi pakkujalt:
- kas süsteemi arendatakse aktiivselt edasi,
- millised uuendused on plaanis,
- kas on olemas mobiiliversioon või API integratsioon tulevikulahendustega.
Tark investeering ei tähenda kallimat süsteemi, vaid seda, mis kasvab koos sinu ettevõttega. Seetõttu võib just kiirelt areneva ettevõtte puhul olla ERP süsteemide valimine keeruline, sest kiirete muutuste tõttu ei tea isegi, kus ettevõte on 3 aasta pärast või kas üldse pole muutunud kogu ärimudel.
Kokkuvõtteks
Õige ERP-süsteem on nagu hästi õlitatud masin – see ühendab ettevõtte kõik osad üheks tervikuks ja annab juhtkonnale selge pildi ettevõtte seisust.
Enne lõpliku otsuse tegemist tasub testida vähemalt kahte erinevat lahendust ja kaasata otsustusprotsessi nii juhtkond kui ka raamatupidaja.
Hea ERP ei ole ainult raamatupidamise tööriist, vaid juhtimise töövahend.